ビジネスメールの定型フォーマット

ビジネス上で使用されるメールは、一般的に次のような形式になります。

• 宛先
• 書き出し
• 名乗り
• 本文（用件）
• 結び
• 署名

//1.宛先
株式会社○○産業
営業部　××様
//2.書き出し
いつも大変お世話になっております。
//3.名乗り
株式会社　○△□産業　営業部 山田です。                                 

//4.本文（用件）
このたびは貴社新商品○○PRホームページ開設に
際しまして、弊社をご起用いただき誠にありがとうございます。

弊社といたしましては、現在数々のヒット商品を開発されている
貴社とのお取引を祈念しておりましたが、
今回、弊社インターネット××をご用命いただきましたこと、
光栄に存じます。

この上は、貴社のご期待に万が一にも背かぬよう、
全力を尽くしてホームページ開設に取り組んでまいります。
//5.結び
これを機に、なにとぞ末永くお付き合いいただけますよう、
お願い申し上げます。
//6.署名
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
株式会社　○△□産業　営業部 山田太郎
ADDRESS：〒56-8502 東京都世田谷区桜丘1-1-1
TEL    ：0776-50-3013　
FAX    ：0776-67-7509
E-mail ：yamada@xxxx.co.jp
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

宛先の書き方

宛先は、受信メールの宛先に書いてあるから本文中にはいらないという意見もありますが、ビジネスメールの場合、個人で使用しているアドレスとは限りません。確実に相手に伝わるように、本文中にも宛先を書きましょう。

特定の宛先宛

所属のない個人宛の場合

(例)
山田 太郎様、山田 花子様

会社に所属する個人宛の場合

(例)
株式会社　山田商事
人事部　山田　太郎　様

複数の相手宛

特定のグループに所属する全員に出す場合

(例)
広報担当者各位、報道関係者各位、

広報担当者の皆様、報道関係者の皆様

複数のグループ等にまたがって出す場合

(例)
教育改善プロジェクト関係者各位、番組制作関係者各位

書き出し

名乗り

あなたが何者かを名乗りましょう。あなたが企業に所属しているのであれば、宛先と同じように、組織名と所属部署、名称を書きましょう。送信者欄に表示されているので名乗りをしないで、本文に入る人も多いですが、誰からのメールかが分かりスムーズに呼んでもらうためにも名乗りをすることが望ましいでしょう。
(例)
株式会社山田商事　営業部の山田太郎です。

本文

何より分かりやすく書くことが肝心です。簡潔・丁寧に伝えるためには、社内メール（文例），社外メール（文例），社交メール（文例）を参照して下さい。

結び

署名

メール用の署名を作成するを参照して下さい。