ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール),フレーズ~

ビジネスメールの書き方

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メールに費やす時間を減らすには?

Q:メールに費やす時間を減らすにはどうすればいいですか?

A:結論や重要項目から先に書き、辞書登録で入力を素早くする

まず、無駄なことをだらだらと書かず、要件のみを簡潔にまとめて書くことです。「相手にとって必要な情報か」「自分の都合で書いていないか」を送る前に確認を。

結論や重要項目を先に述べ、私的な見解や意見は簡潔にまとめて最後に書き添えるほうが好ましいです。次に、よく使うフレーズを辞書登録しておき、入力する手間を省くことです。

「お世話になります」「よろしくお願いいたします」などの定番フレーズ、入力に時間がかかる特別な言葉や固有名詞、専門用語などはパソコンの辞書登録機能を利用して登録しておきます。

たとえば「か」で「カスタマーサービス」と登録しておくと・「か」を入力したとき文字の変換候補の中に「カスタマーサービス」と出てくるようになるので、一から文字を入力する手間が省けて便利です。

メールを早く返すことも必要ですが、本当に急ぐ用件のときは・メールを使わず電話や対面で直接話をするほうが早く解決することもあります。

OutlookExpress のアドレス帳に保存していた「連絡先」を使ってメールを作成すると「宛先」に表示される名前が呼び捨てになるので、送信相手が目上の方であったり、お客様や取引先の場合、注意が必要です。相手の名前に敬称をつけるようにしましょう。

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