可能な限り1往復半で終わらせる

1つの用件について、何往復もメールのやり取りを繰り返すのは時間の無駄です。
手際よく仕事を進めるためには、1往復でメールのやりとりを終わらせることが理想的です。長くても2往復で簡潔させましょう。

 

プライベートで日程を決めるとき、「○○はいつがいい?」「○日以降がいいな」「じゃあ○日はどう?」「○日は予定があるからダメ」「じゃあ○日か○日は?」というやり取りが延々と続くことがよくあります。
しかし、ビジネスでは1往復半で用件を済ませられるように、メールの内容を工夫する必要があります。

例えば、打ち合わせの日時を調整する場合、日程の候補を3つ以上記載して相手からの返信で日時を確定させることを目指します。
相手から、「○月○日でお願いします」と返信が届いたら、こちらからは「ありがとうございます。「では○月○日でお願いいたします」と確認とお礼のメールを送ってやり取りを終わらせます。

 

例えば、相手から打ち合わせの打診があった場合は、返信メールで候補日時をいくつか提案するようにしましょう。 そうすれば、相手から「この日時でお願いします」と返信がきて、短いやり取りで完結させられます。

また、あまりにもやり取りが長くなると、「あの打ち合わせはいつだったかな?」とメールを見返すときに、必要な情報が下のほうに流れてしまい、探しにくくなるというデメリットもあります。メールの返信で相手に負担をかけない心くばりを意識しましょう。