メールと電話どちらがいい?

Ｑ：メールと電話どちらがいい?

Ａ：状況に合わせ、適切な伝達手段を選択しましょう。

メールによる伝達が適切と思われるのは次のようなケースです。

• 電話をかけるほどでもない用件を伝えるとき(電話で伝えそびれた場合も含む)
• 用件を記録として残しておきたいとき(伝えたという証拠を残しておきたいとき)
• 口頭で伝えたことを文書化して、確認や念押ししたいとき
• 時間を問わず伝達したいとき(相手の時間を奪いたくないとき)
• 遠方の相手とのやりとり(海外を含む)

急を要する用件の場合はメールより電話で直接話す方が得策です。伝える内容によっては、「電話の後、メールで本題」「メールの後、電話で補足」とメールと電話で補完し合うと、より確実です。

こみいった依頼やお願い、おわびや謝罪はメールで済まさず、できれば対面か、電話で連絡を。

トラブルのときほど、メールに依存した対応は相手を軽視した対応と受け止められがちです。自分の都合ではなく、自分が逆の立場なら・・・と相手の都合を考え、伝達手段を選ぶようにしましょう。