メールの特性を理解する

メールは手軽で便利な伝達手段であり、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。しかし、メールは万能なツールではありません。

長所と短所を把握しましょう。

メールの長所

メールの長所は次のようなものです。

• パソコンさえあれば、手軽に送受信できる
• 送信から受信までの時差がごくわずかである(すぐに届く)
• 相手が特定の場所にいなくても送信できる
• 受信したメールは必要な時に読める
• エクセルやワードなどの文書ファイルや画像データを送信することができる
• 送受信の履歴が残るので履歴を追うことができる
• 同時にたくさんの人に送信することができる
• 多くのメールの中から目的のものを素早く検索できる
• 読み・書きの場所を選ばない
• 相手の時間を拘束しない

メールの短所

メールの短所は次のようなものです。

• 相手のリアクションが分からない
• 相手が読んでくれたか、分からない
• 時間や空間を共有できない
• 微妙なニュアンスが伝わらない
• パソコンがなければ利用できない
• コミュニケーションが簡潔になる
• 受信者が受信操作をしなければ、メールが手元に届かない
• 内容を盗み読みされる場合がある
• いったん送信してしまったメールは取り消すことができない
• 始末書のような、相手に十分に誠意を示す必要があるものには使えない