ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール),フレーズ~

ビジネスメールの書き方

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メールの特性を理解する

メールは手軽で便利な伝達手段であり、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。しかし、メールは万能なツールではありません。

長所と短所を把握しましょう。

メールの長所

メールの長所は次のようなものです。

  • パソコンさえあれば、手軽に送受信できる
  • 送信から受信までの時差がごくわずかである(すぐに届く)
  • 相手が特定の場所にいなくても送信できる
  • 受信したメールは必要な時に読める
  • エクセルやワードなどのバイナリデータを送信することができる
  • 送受信の履歴が残るので履歴を追うことができる
  • 同時にたくさんの人に送信することができる
  • 多くのメールの中から目的のものを素早く検索できる
  • 読み・書きの場所を選ばない
  • 相手の時間を拘束しない

メールの短所

メールの短所は次のようなものです。

  • 相手のリアクションが分からない
  • 相手が読んでくれたか、分からない
  • 時間や空間を共有できない
  • 微妙なニュアンスが伝わらない
  • パソコンがなければ利用できない
  • コミュニケーションが簡潔になる
  • 受信者が受信操作をしなければ、メールが手元に届かない
  • 内容を盗み読みされる場合がある
  • いったん送信してしまったメールは取り消すことができない
  • 始末書のような、相手に十分に誠意を示す必要があるものには使えない

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