送信ミスを減らすには？

Ｑ：送信ミスを減らすには？

Ａ：ミスを起こしにくい環境を整える

メールの送信ミスは誰にでも起こりうることてすが、どんなに急いでいても、送信前に文面だけでなく送り先のアドレスも必ず確認しましょう。

●アドレス帳の整理

→名前、社名、部署名での表記徹底

→同姓の相手の区別

継続したやりとりが発生する相手は、名前だけでなく社名や部署名がわかるように登録する。

●ファイル名の工夫

→通し番号や日付を付けて、違いをわかりやすく添付し忘れのミスも多いですが、本来送るべきファイルではなく、ほかのプアイルを送ってしまう間違いも。混同・混乱しないようなファイル名の工夫を。

●処理の手順

→1件1件、確認しながら処理

同じアドレスに送られてくる申し込みメールや注文メールは混同しがち。1件返信してから、次のメールに返信するなど、慎重・確実に処理。

●メールの内合を吟味

→読まれて困ることは書かない

人のや悪口・中傷など・人を不愉快にするネガティブな内容のメールは安易に書かないに限る。