過ってメールを送信したときは?

Ｑ：過ってメールを送信したときは?

Ａ：速やかに連絡を。アドレス帳の表記見直しも。

送信ミスをしたときは、速やかに相手におわびの連絡をしましょう。あわせて、送信してしまったメールの削除もお願いします。

メールの内容によっては、メールや電話でのおわびでは済まない、重大な問題に発展することもあります。

原因のひとつとして、相手のメールアドレスの「送信者名」がローマ字表記になっていることが挙げられます。ローマ字表記だと、たとえフルネームでも見間違いやすいもの。rfujii」rtanaka」という姓だけの表記も、多い姓の場合は同姓の知り合いや客先の担当者がいると混同してしまいがちです。

メールでやりとりする回数が多い相手であれば、自分のメールソフトのアドレス帳には名前と社名(あるいは担当部署など)をあわせて日本語表記し、登録しておくとよいでしょう。

例)

・△△編集部　北野様

・山田様(○○産業営業部)