メールの注意点・求められている点

注意点

メールを扱う上で注意しなければならない点には次のものがあります。

• いったん送信したメールは取り消すことができない
• 儀礼的な内容のものや相手に十分に誠意を示す必要があるものには使えない
• 手軽にやりとりできるあまり、特に社外に対して失礼な内容・文書のメールを送らないようにする
• 送ったメールが大量のメールの中に埋没してしまうこともあり、相手が確実に読むとは限らない。
• ファイル添付でデータを送るときは、容量が大きすぎないように注意する
• 添付内容にそれほど関係がない人にまで、CCで送らないようにする。
• 宛先のミスで無関係な人に送ったり、重要な情報が漏れたりしないように注意する
• 紙の文書をつくるときに比べて注意力が欠けがちになる。言葉足らずな文書になって意味が通じなかったり、誤解を与えないようにする
• 画面上で見やすい表現にする

求められている点

メールで求めらえれていることは次のとおりです。

• 紙の文書以上に簡潔な文書を書く
• いつでも簡単に送れるという特徴を生かして、連絡や報告、確認、問い合わせなど、日常業務に溶け込んだ使い方をする。