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１メールは１用件で書く
1通のメールでは、1つの要件を伝えます。ある用件に関する件名なのに、読んでみたらそれとは別の要件が含まれていると読み手は混乱します。
重要な用件が複数ある場合はメールを分けそれぞれ件名を変えて送るようにしましょう。その際、最初のメールには、「別件にて、改めてメールをお送りしますのでおろしくお願いします。」といった断りを入れておくと親切です。
要件が多くなる時のコツ
「1メール1用件」を基本にすると、どうしてもメールの件数が多くなりがちです。また、時間をあけずに、同じ相手に何通ものメールを送ってしまうこともあるでしょう。このような場合には、1通めの最後の挨拶に次のような文章を書き添えるとよいでしょう。
１つのメールで複数の用件を伝える場合
なお、後ほど別件の「商品紹介サイトの新規政策のお願い」について メールをお送りいたします。 こちらもあわせてご確認いただけると幸いです。 どうぞよろしくお願いします。
複数の用件を伝える場合
１つのメールは用件一つが基本ではありますが、どうしても複数の用件がある場合には件名や本文に２つの用件を読んでもらえるように工夫しましょう。
１つのメールで複数の用件を伝える場合
■件名：安藤様の件・異業種交読会の資料 株式会社ＡＢＣ商事 山川 雄太様 いつもご面倒をかけます。 用件は下記の2点です。ご確認ください。 --------------------------------------------------------- 【用件1】 アルファ工業の安藤様の件よりお申し越しの件､確かに承りました。 当方としましても､鋭意努力しておりますので､ 再来週の末､つまり8月3日までには､ 回答させていただけると存じます。 安藤様様には､別途こちらからメールを差し上げますが､ 山川様からもよろしくお伝えいただければ幸いです。 --------------------------------------------------------- 【用件2】 来週の異業種交流会の講師､ 山村孝雄氏に関する資料を､添付させていただきます。 なお､他の出席予定者にも､ こちらからそれぞれ同じものをお送りしておきます。 久しぶりにお会いするのを楽しみにしています。 --------------------------------------------------------- 以上2件､どうぞよろしくお願いします。
