1. ビジネスメールの書き方
  2. メールを書く
  3. ビジネスメールの定型フォーマット

ビジネスメールの定型フォーマット

ビジネス上で使用されるメールは、一般的に次のような形式になります。

  1. 宛先
  2. 書き出し
  3. 名乗り
  4. 本文(用件)
  5. 結び
  6. 署名

直前のキャンセルに対するお詫び

//1.宛先
株式会社○○産業
営業部 ××様
//2.書き出し
いつも大変お世話になっております。
//3.名乗り
株式会社 ○△□産業 営業部 山田です。                                 

//4.本文(用件)
このたびは貴社新商品○○PRホームページ開設に
際しまして、弊社をご起用いただき誠にありがとうございます。

弊社といたしましては、現在数々のヒット商品を開発されている
貴社とのお取引を祈念しておりましたが、
今回、弊社インターネット××をご用命いただきましたこと、
光栄に存じます。

この上は、貴社のご期待に万が一にも背かぬよう、
全力を尽くしてホームページ開設に取り組んでまいります。
//5.結び
これを機に、なにとぞ末永くお付き合いいただけますよう、
お願い申し上げます。
//6.署名
*******************
株式会社 ○△□産業 営業部 山田太郎
ADDRESS:〒56-8502 東京都世田谷区桜丘1-1-1
TEL    :0776-50-3013 
FAX    :0776-67-7509
E-mail :yamada@xxxx.co.jp
*******************

宛先の書き方

宛先は、受信メールの宛先に書いてあるから本文中にはいらないという意見もありますが、ビジネスメールの場合、個人で使用しているアドレスとは限りません。確実に相手に伝わるように、本文中にも宛先を書きましょう。

特定の宛先宛

所属のない個人宛の場合
(例)
山田 太郎様、山田 花子様
会社に所属する個人宛の場合
(例)
株式会社 山田商事
人事部 山田 太郎 様

複数の相手宛

特定のグループに所属する全員に出す場合
特定のグループに所属する全員に出す場合
(例)
広報担当者各位、報道関係者各位、
広報担当者の皆様、報道関係者の皆様
複数のグループ等にまたがって出す場合
(例)
教育改善プロジェクト関係者各位、番組制作関係者各位

書き出し

書き出し 本文
仕事相手に
  • いつもお世話になっております。
  • 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
  • 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • ますますご健勝(活躍)のことと存じます。
  • いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。
  • いつもお世話になっております。
  • いつもお手数をおかけしております。
  • ご無沙汰しております。
  • 先日はお世話さまでした。
  • 先日はお疲れさまでした。
  • 先日はごちそうさまでした。
  • お久しぶりです。
  • お元気ですか。
  • お変わりありませんか。
  • いかがお過ごしですか。
数日前に会った相手先へ 先日は、お付き合い下さり、誠にありがとうございました。
しばらく会っていない相手先へ ご無沙汰ばかりで申し訳ありません。
会ったことのない相手先へ 突然のメール失礼いたします。
連絡した理由を伝える ○○様よりメールアドレスを教えていただき連絡いたしております。

名乗り

あなたが何者かを名乗りましょう。あなたが企業に所属しているのであれば、宛先と同じように、組織名と所属部署、名称を書きましょう。送信者欄に表示されているので名乗りをしないで、本文に入る人も多いですが、誰からのメールかが分かりスムーズに呼んでもらうためにも名乗りをすることが望ましいでしょう。
(例)
株式会社山田商事 営業部の山田太郎です。

本文

何より分かりやすく書くことが肝心です。簡潔・丁寧に伝えるためには、社内メール(文例)社外メール(文例)社交メール(文例)を参照して下さい。

結び

結び 本文
仕事相手に
  • 何卒よろしくお願い申し上げます。
  • ご高配賜りますようお願い申し上げます。
  • (どうぞ)よろしくお廟い致します。
  • あしからずご了承ください。
  • oo様によろしくお伝えください。
  • お詫びまで
  • 御礼まで
  • お知らせまで
  • ご連絡まで
  • 用件のみにて失礼します。
簡潔に 用件のみにて失礼いたします。
はじめての相手に まずはご挨拶まで。
後日、連絡が必要な場合に
  • (それ)では、決まり次第ご連絡させていただきます。
  • (それ)では、またご連絡いたします。
  • (それ)では、分かり次第ご連絡させていただきます。
返事が必要な場合
  • ご返信をお待ち申し上げております。
  • お手数ですが、ご一読のうえご返信をお願いいたします。
  • 恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。
  • 恐縮ですが、至急、ご返信をお願いいたします。
  • お手数ですが、10日(月)午前中までに、ご返信賜りますようお願い申し上げます。

署名

メール用の署名を作成するを参照して下さい。