添付ファイルを適切な形式で送信する

メールにはデータを添付して送信することができます。

しかし、添付するファイルによってメールの受信者に迷惑をかける場合があります。次の点に注意して添付ファイルを送信するようにしましょう。

ウィルスに感染していないか確認する

あなたの送信したメールがウィルスに感染していた場合、相手に多大なる迷惑をかけます。たとえウィルスが駆除できたとしても、あなたの信頼は回復できません。送信する前にウィルス感染していないか確認しましょう。

ファイルの種類を確認する

次のようなファイルは、ほとんどの環境で開くことができます。

• JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
• Word文書(doc/docx)
• Excel文書(xls/xlsx)
• PDFファイル(pdf)
• テキストファイル(txt)
• 圧縮ファイル(zip)

自分はビジネスで使っているが、相手側に閲覧するソフトが入っていない礼は数多くあります。

特にパワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップで作成した画像データ(eps)などは注意して添付する必要があります。

大容量の添付ファイルを送信する前に確認する

利用しているプロバイダによってメールサーバの使用量に制限があったり、１度に送ることができる添付ファイルの要領に制限があったりします。

ですから、大容量のデータを贈る際には、相手のプロバイダで提供しているサービス内容を確認しおくほうがいいでしょう。
※大容量のデータを送信送信するに便利なのが、「宅ファイル便」です。会員登録は必要ですが、無料で利用でき最大300MBまで送受信可能です。