ビジネスメールのポイント

メールは主にパソコンの画面上で読まれます。メールを読みやすくする為に、次のポイントに注意して、あなたの意図が伝わるメールを書きましょう。

行頭はすべて左寄せ

紙の文書の場合、書き始めの行頭は1文字空けますが、メールは左寄せで書き始めます。1文字空けると、メールソフトの環境によって文章の体裁が乱れて表示されてしまう可能性があります。

横幅に気をつける

メールでは、35文字程度の長さで改行を入れましょう。

35文字以上長くなると送信側の自動改行と受信側の表示限界で開業位置がずれてとても読みにくい文面になってしまうからです。

35文字程度にしておくと、引用符がついて字数が増えても表示限界(40文字)を超えることはありません。

空白行を多めにとる

モニター上の文字を追い続けると、目が疲れてしまいます。少しでも目を疲れさせないために、適切な改行を入れるようにしましょう。次の場合に空白行を入れるようにしましょう。

• タイトルと本文の間
• 起承転結の節目
• 上記以外でも、２～４行おきに話の変わり目部分などで改行

５Ｗ１Ｈで書く

相手に何かを伝えるときの大原則として「５Ｗ１Ｈ」があります。

5W1H	訳	具体的な内容
WHEN	いつ	年・月・日・時間・期間
WHERE	どこで	場所・地域・会場
WHO	誰が（誰に）	主催・実施者・参加者 （対象者）
WHAT	何を	目的・主題
WHY	なぜ(どうして)	理由・原因・経緯
HOW	どのように	方法・詳細内容

読点は多めにいれる

意識的に「、」（読点）を多めに入れましょう。メールにリズムが生まれ、テンポよく読み進めることができます。

記号や罫線を使う

用件が複数あるときには、見出しに「○●◎■□」などの記号や、区切りに罫線をつかうことでメール全体にメリハリをつけることができ、読みやすくできます。」

記号や罫線を使用したメール

        
かねて交渉中の厚生施設が決定しましたので、下記の通りお知らせ
致します。
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1.年間を通じて利用できる施設
　　軽井沢　浅間山○○パーク山荘
　　☆テニスコート２面、温水プール、各種運動設備あり☆
2.夏季のみ
　　☆静岡県☆
3.利用資格
　　社員、パートおよびその家族
4.申し込み方法
　　予約は先着順
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関係者各位

営業部営業3課 山田太郎です。
4月2日の進捗会議の件でご連絡します。
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4月20日までに出欠をお知らせください。
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●進捗会議概要
　　　　：
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記述の順序を考える

メール文の記述の順序にはいくつかのパターンがあります。次のように記述の順序を考慮に入れることで、相手に効果的に伝えることができます。

• 重要な順に
• 緊急度の高い順に
• 結論から各論に
• 結論を示してから理由を
• 結果を示してから原因を
• 意見や意図を書き、次に理由を
• 時間の流れに沿って
• 興味が持てる順に
• 基本から応用へ

機種依存文字を使わさない

機種依存文字を使用するとコンピュータによって、使われるソフトやフォント（書体）が違うことから文字化けが発生します。次のような機種依存文字は使わないようにしましょう。