1. ビジネスメールの書き方
  2. メールを書く
  3. 件名(タイトル:Subject)は簡潔に分かりやすく書こう

件名(タイトル:Subject)は簡潔に分かりやすく書く

メールを受け取った相手は、まず件名を確認します。

大量のメールを処理しなけらばならないような忙しい人に、件名が明確でないメールを送信すると読まないで捨てられる恐れがあります。

また、メールの受信者は受信リストに並んでいる件名と送信者の名前を元にメールを開く優先順位をつけていきます。その為、相手がメールを開かなくても分かるように件名は本文の内容を簡潔に分かりやすく書くべきです。

件名は短く具体的に書く

件名が長すぎると、受信リストに表示される際に末尾が切れてしまい、尻切れトンボになり、肝心な内容が伝えられなくなる恐れがあります。件名の文字の長さは、おおむね20文字までとします。また、件名は簡単明瞭にして理解用意であるように心がけるべきです。

もし、件名に困った時は、先に本文を書き、本文を書き終えたところで文章全体を見渡せばおのずとメールの要点が見えてきます。その要点を短くまとめ、件名欄に記述するようにしましょう。

悪い例 良い例 ポイント
打ち合わせの件 4/10(土)午前10時の打ち合わせの件 日付が不明である
山田さんへ 「~のご連絡」等 宛先で分かるので用件を書くべきである
ご報告 納期・価格決定のご報告 内容が不明である
システムアップ作業のため、社内メールは8月1日は使えません。 8/1日は社内メールが使えません タイトルが長すぎる。
用件を端的に伝える必要がある。

「何の」用件なのかを書く

「○○会議」、「○○案件」、「○○新製品ご案内」などのように、何についてての用件なのかをイメージできるような言葉を入れましょう。

そうすることで受け取った人が行動を起しやすくなります。

「いつの」用件なのかを書く

「第3回」、「No.5」、「6月1日」、「6/1」などのように期日や回数、号数などを入れることで、いつのものかが特定しやすくなります。

「どうしたいのか(概要)」を書く

「~のお願い」、「~のご連絡」、「~のご報告」、「~のご提案」などのように、メールを送信することで何を伝えたいのか?

相手に対してどうしたいのかを明記します。そうすることで、受け取った相手は、メールの概要を大まかにつかんでから、メールを読むことができます。

件名にRe:を複数使用しないようにする

何度も相手とメールをしているとRe:Re:Re:・・・・といくつもREが重なってきます。相手に対して失礼であるだけでなく手を抜いていると思われかねません。

Re:が重ならないよう、3回目以降は書き直すようにしましょう。

Reを使用した例

10/1日 お伺い予定の連絡

↓返信タイトル

Re:了解しました。(お伺い予定の連絡)

【重要】、【緊急】、【情報】などのキーワードを入れる

件名の冒頭に【重要】、【緊急】、【情報】などのキーワードを入れることで、多忙な中でも、積極的に相手にメールを見てもらいやすくなります。
※頻繁に【重要】、【緊急】を使っていると本当にそうであるとき信用してもらえないことになりかねません。乱用は控えましょう。