ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール),フレーズ~

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報告の文例 ~クレーム処理の報告~

報告のメールは、会社にとって必要な情報を、偽りなく正確に共有するためのものです。箇条書きや別記を活用し分かりやすく記述するようにしましょう。報告はビジネスの基本なので、すみやかに提出するようにします。

ポイント

  • 結論を先に報告し、状況報告や感想・意見などの負荷情報は後に伝える。
  • 緊急性,重要性,客観性に注意して伝えるべき情報を整理する。
  • 箇条書きをうまく使ってシンプルに書く。

報告の文例一覧

クレーム処理の報告(2)

クレーム処理の報告(1)

件名:クレーム報告書
販売部メンテナンス課 武藤様

サポートいつもご苦労様です。営業部の山田です。

本日(○○日午後2時)に客先○○会社○○様より,当社メンテナ
ンスについて、下記のようなクレームがありましたので報告します。
対応について、平成○○年○○月○までにご回答ください。
よろしくお願いします。

1 顧客名  ○○会社○○工場○○課
2 設備名  ○○型○○機(平成17年6月納入)
3 クレーム状況
発生日  平成○年○月○日
状況   上記午前中に、操作手違いにより設備がストップしたの
     で、当社メンテナンス部門に電話したが、担当者不在で
     連絡持ちとなったが、午後になっても連絡つかなかった。
     翌朝8時50分にメンテナンスに連絡とるも、あとで連絡
          するとのまま,午前中連絡なし。
    午後営業の私に連絡が入り対応、メンテ技術者を派遣し
    処理しましたが、サポート体制の不備につき、今後の対
    応を責任者名でだせとクレームを受け、回答を、
    平成○年○月○日までにすることになりました。

上記について、今後のこともあるので、関係者を交えて検討会議を
すべきと思いますが、ご意見ください。

以上
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 営業部 山田 太郎
 内線    xxx
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クレーム処理の報告(2)

件名:大阪工業からのクレームについて(ご報告)
織田部長

お疲れ様です。営業部の山田です。

ただいま、大阪工業を訪問いたしましたが、工場長の篠原様より、お叱りを
受けましたのでご報告します。

篠原様によりますと、20日に先方の工場見学に参加した総務部の中山が、
工場内を撮影しそれを自分のブログに掲載したとのことです。

篠原さまは、「無断で他社内を撮影し公開するような非常識は会社で罰する
べきである」と責任者からの謝罪を強く求めております。

まずは、私の方でお詫びを申し上げ、部長から改めてご連絡申し上げたいと
お伝えいたしました。
恐れ入りますが、部長の方から本日中にできるだけ早く、篠原様にご連絡を
とっていただけますでしょうか。

なお、中山のブログは次のものです。
http://nakayama.blog?p=123

後ほど、またお電話しますが、取り急ぎよろしくお願いいたします。

以上
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 営業部 山田 太郎
 内線    xxx
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