ビジネスメールの書き方～文例（社内メール・社外メール・社交メール）,フレーズ～

ビジネスメールの書き方

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通知の文例 ～サーバメンテナンスの通知～

通知のメールは、正確な情報を社員で共有し、仕事をスムーズに進めるためのものです。通知内容を分かりやすく整理して書き、社員の業務に支障をきたさないようしましょう。

ポイント

  • 業務に影響を及ぼす可能性があるので一度だけではなく複数回メールを送信するなどの気遣いが必要である
  • タイトルや文面を作成する際は見た目のインパクトにも配慮して、いつもよりも目立つようにする
  • 連絡先を明らかにする

一般的な書き方

  1. 日頃の労をねぎらう
  2. サーバメンテナンス実施の告知と実施日時を伝える
  3. 作業時間を明記し、不明な点についての問い合わせ先を添える
  4. 理解と協力を求めて締めくくる
  5. 作業中の具体的な注意を促す

通知の文例一覧

サーバメンテナンスの通知(4)

サーバメンテナンスの通知(1)

件名：サーバメンテナンスのお知らせ

社員各位

システム室からのサーバメンテナンスのお知らせです。
期間中、サーバへのアクセスができなくなりますので、ご了承ください。

1 日時：5月12日(水) 午後6時～午後8時
2 対象サーバ：mailサーバ、FTPサーバ
3 メンテナンス内容：UPSの設置

【注意】
　　この間、メールの送受信、FTPサーバを介したデータの転送は
　　できません。あらかじめご注意ください。

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　システム室　山田　太郎
　内線    　　xxx
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サーバメンテナンスの通知(2)

件名：【お知らせ】サーバメンテナンスを実施します

社員各位

お疲れ様です。
次の日時に、恒例の定期サーバメンテナンスを行います。
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　　　　5月12日(水) 午後6時より
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作業中は、サーバのご利用ができませんのでご注意ください。

なお、作業時間は約1時間を予定しております。
何か不明な点などございましたら、担当の○○課○○まで
お知らせください。

よりスムーズな業務環境へのメンテナンスです。
皆様のご理解とご協力をよろしくお願いいたします。
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　システム室　山田　太郎
　内線    　　xxx
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サーバメンテナンスの通知(3)

件名：サーバーメンテナンスのお知らせ
社員各位

システム管理部の山田太郎です。
下記日程で、サーバーメンテナンスを実施いたします。

日時：7月20日(火) 11:00～12:00

作業中に送受信したメールは、
メンテナンス後に一括して送付いたしますので、ご了承ください。

なお、ご不明な点がありましたら、
システム管理部　山田までご山田ください。

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　システム管理部　山田　太郎
　内線    　　xxx
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サーバメンテナンスの通知(4)

件名：システムメンテナンスのお知らせ
営業部のみなさま

明日はシステムの臨時点検が実施されるため、
午後5時～7時の問、インターネット並びに
社内しANの利用ができなくなります。
業務の調整をお願い致します。

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　システム管理部　山田　太郎
　内線    　　xxx
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