ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール),フレーズ~

ビジネスメールの書き方

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通知の文例 ~サーバメンテナンスの通知~

通知のメールは、正確な情報を社員で共有し、仕事をスムーズに進めるためのものです。通知内容を分かりやすく整理して書き、社員の業務に支障をきたさないようしましょう。

ポイント

  • 業務に影響を及ぼす可能性があるので一度だけではなく複数回メールを送信するなどの気遣いが必要である
  • タイトルや文面を作成する際は見た目のインパクトにも配慮して、いつもよりも目立つようにする
  • 連絡先を明らかにする

一般的な書き方

  1. 日頃の労をねぎらう
  2. サーバメンテナンス実施の告知と実施日時を伝える
  3. 作業時間を明記し、不明な点についての問い合わせ先を添える
  4. 理解と協力を求めて締めくくる
  5. 作業中の具体的な注意を促す

通知の文例一覧

サーバメンテナンスの通知(3)

サーバメンテナンスの通知(1)

件名:サーバメンテナンスのお知らせ

社員各位

システム室からのサーバメンテナンスのお知らせです。
期間中、サーバへのアクセスができなくなりますので、ご了承ください。

1 日時:5月12日(水) 午後6時~午後8時
2 対象サーバ:mailサーバ、FTPサーバ
3 メンテナンス内容:UPSの設置

【注意】
  この間、メールの送受信、FTPサーバを介したデータの転送は
  できません。あらかじめご注意ください。

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 システム室 山田 太郎
 内線      xxx
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サーバメンテナンスの通知(2)

件名:【お知らせ】サーバメンテナンスを実施します

社員各位

お疲れ様です。
次の日時に、恒例の定期サーバメンテナンスを行います。
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    5月12日(水) 午後6時より
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作業中は、サーバのご利用ができませんのでご注意ください。

なお、作業時間は約1時間を予定しております。
何か不明な点などございましたら、担当の○○課○○まで
お知らせください。

よりスムーズな業務環境へのメンテナンスです。
皆様のご理解とご協力をよろしくお願いいたします。
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 システム室 山田 太郎
 内線      xxx
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サーバメンテナンスの通知(3)

件名:サーバーメンテナンスのお知らせ
社員各位

システム管理部の山田太郎です。
下記日程で、サーバーメンテナンスを実施いたします。

日時:7月20日(火) 11:00~12:00

作業中に送受信したメールは、
メンテナンス後に一括して送付いたしますので、ご了承ください。

なお、ご不明な点がありましたら、
システム管理部 山田までご山田ください。

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 システム管理部 山田 太郎
 内線      xxx
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