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断りの文例 ~破損品の返品への断り~

断りのメールは申し出や依頼、要望、要求などに対して、その意に添うことができない、辞退したい由を伝えるためのものです。まず申し出にひとまず感謝し、先方の要求に添えないことを詫び、引き続き相手との関係を継続したい由を伝えるようにしましょう。

ポイント

  • あいまいな表現は避けて、断りの意思を検討したが、返品には応じられないことを、はっきりと示す。
  • 一方的に断るのではなく、妥協点や解決策などを探る姿勢を表す

断りのお決まりフレーズ・常套句・言い回しはこちら

断りの文例一覧

破損品の返品への断り

件名:破損したウイスキーグラスの取り扱いに関するお願い

毎度お引き立てのほど、ありがとうございます。
株式会社山田商事、営業部の山田です。

5月10日付けのメールと破損品の添付写真を
拝見いたしました。

結論から申し上げますと、破損の原因は当社の
梱包不備ではなく、運送中のトラブルによる
可能性が高いと考えられます。

つきましては、今後の問題もございますので、
調査のため、弊社より社員を伺わせたいと存じます。
返品のご措置はとらず、そのままの状態で
保管をお願いいたします。

なお、代替え品は即日お送りいたしますので、
よろしくご査収のほど、お願い申し上げます。
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株式会社 山田商事 営業部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒564-9999
大阪府○○市△△町11-9 2F
TEL:066-9999-9999(直通)  066-9999-9999 (代表)
FAX:066-9999-9999
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