ビジネスメールの書き方～文例（社内メール・社外メール・社交メール）,フレーズ～

ビジネスメールの書き方

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報告の文例 ～クレーム処理の報告～

報告のメールは、会社にとって必要な情報を、偽りなく正確に共有するためのものです。箇条書きや別記を活用し分かりやすく記述するようにしましょう。報告はビジネスの基本なので、すみやかに提出するようにします。

ポイント

  • 同じようなミスが起きないよう、ミスの内容は正確に書く
  • 原因から実行可能な対策を割り出す

報告の文例一覧

クレーム処理の報告(3)

クレーム処理の報告(1)

件名：クレーム報告書
販売部メンテナンス課　武藤様

サポートいつもご苦労様です。営業部の山田です。

本日(○○日午後2時)に客先○○会社○○様より,当社メンテナ
ンスについて､下記のようなクレームがありましたので報告します。
対応について､平成○○年○○月○までにご回答ください。
よろしくお願いします。

1　顧客名　　○○会社○○工場○○課
2　設備名　　○○型○○機(平成17年6月納入)
3　クレーム状況
発生日　　平成○年○月○日
状況　　　上記午前中に､操作手違いにより設備がストップしたの
　　　　　で､当社メンテナンス部門に電話したが､担当者不在で
　　　　　連絡持ちとなったが､午後になっても連絡つかなかった。
　　　　　翌朝8時50分にメンテナンスに連絡とるも､あとで連絡
          するとのまま,午前中連絡なし。
    午後営業の私に連絡が入り対応､メンテ技術者を派遣し
    処理しましたが､サポート体制の不備につき､今後の対
    応を責任者名でだせとクレームを受け､回答を、
    平成○年○月○日までにすることになりました。

上記について､今後のこともあるので､関係者を交えて検討会議を
すべきと思いますが､ご意見ください。

以上
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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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クレーム処理の報告(2)

件名：大阪工業からのクレームについて(ご報告)
織田部長

お疲れ様です。営業部の山田です。

ただいま、大阪工業を訪問いたしましたが、工場長の篠原様より、お叱りを
受けましたのでご報告します。

篠原様によりますと、20日に先方の工場見学に参加した総務部の中山が、
工場内を撮影しそれを自分のブログに掲載したとのことです。

篠原さまは、「無断で他社内を撮影し公開するような非常識は会社で罰する
べきである」と責任者からの謝罪を強く求めております。

まずは、私の方でお詫びを申し上げ、部長から改めてご連絡申し上げたいと
お伝えいたしました。
恐れ入りますが、部長の方から本日中にできるだけ早く、篠原様にご連絡を
とっていただけますでしょうか。

なお、中山のブログは次のものです。
http://nakayama.blog?p=123

後ほど、またお電話しますが、取り急ぎよろしくお願いいたします。

以上
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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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クレーム処理の報告(3)

件名：商品「○○○」誤配送の報告
営業本部　吉野課長
配送センターの山田です。

標記の件について、下記のとおり報告いたします。
1.日時      令和2年6月2日(月)午前9時40分
2.受付者    管理課　堀江康夫
3.受付方法  電話
4.内容      色違いの商品を誤発送。
            受注品はホワイト(商品番号0687)、
            発送したのはブラウン(商品番号0689)だった。
5.対応      電話 応対時にお詫び。翌々日のご友人の披露宴にて
            ご使用とのことで、担当者が即日先方に持参した。
6.原因      出荷担当者の伝票誤読
7.対策      集配時と梱包時の二重チエックを実施
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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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