ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール),フレーズ~

ビジネスメールの書き方

報告の文例 ~出張の報告~

報告のメールは、会社にとって必要な情報を、偽りなく正確に共有するためのものです。箇条書きや別記を活用し分かりやすく記述するようにしましょう。報告はビジネスの基本なので、すみやかに提出するようにします。

ポイント

  • 結論を先に報告し、状況報告や感想・意見などの負荷情報は後に伝える。
  • 緊急性,重要性,客観性に注意して伝えるべき情報を整理する。
  • 箇条書きをうまく使ってシンプルに書く。
  • 最終的に結論を出すのは上司だとしても、自分なりの考えや希望を判断材料として提示する
  • 目的をどの程度達成できたのか、達せられなかった場合はどの部分が問題なのかを明らかにする

報告の文例一覧

出張の報告(4)

出張の報告(1)

件名:高知営業所出張報告書

営業本部営業部
三嶋 高次部長

山田 太郎です。
出張の結果につき、下記のとおりご報告いたします。

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目的:四国地区 特別販促会議
期間:10月2日(月)~3日(火)
行動:
   11/2 午前11時~12時  営業所長と面談
      午後1時~午後6時 特別販促会議
      10/3 午前9時~10時   所長と現場調査
      午前10時~12時  改善会議 
   
感想:
   ・所長以下、パート、アルバイトなどの現場スタッフの
    やる気をひしひしと感じた
   ・商品厚生は地元のニーズを捉えキメ細かくする必要が
    あると思われる。

追伸:
高知営業所の武田所長が、
三嶋部長によろしくとおっしゃっていました。
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 営業部 山田 太郎
 内線    xxx
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出張の報告(2)

件名:四国出張報告

営業本部営業部
近藤課長

お疲れ様です。山田です。昨日、四国出張より戻ってまいりました。
不在の間のご対応など、ありがとうございました。

出張報告書を添付しますので、詳細につきましては、そちらを
ご覧ください。
概略は以下の通りです。

日程:10月2日(月)~3日(火)
・四国地区営業所(香川、徳島、高知)の視察
・四国地区販売会議、レセプションへの出席
・愛媛営業所開設準備

特記事項としては、次の点があげられます。
・愛媛営業所開設準備の際に、愛媛支店長候補の面接を行いました。
・徳島県 副知事にお目にかかることができました。
報告は以上です。
なお、次回の四国地区販売会議に関連してご相談がありますので、改めて
お時間をいただけますか。

よろしくお願いいたします。

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 営業部 山田 太郎
 内線    xxx
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出張の報告(3)

件名:福岡工場 出張の報告を送ります。

営業本部営業部
三嶋 高次部長

山田 太郎です。
今回出張の報告を送ります。

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出張先:〇〇社 福岡工場
出張者:営業課 吉田 開発課 真田
期間:10月4日(水)
工程:
  午後2時   〇〇社福岡工場 大嶋様を訪問
  午後2時30分 工場内視察
  午後3時30分 打合せ
  午後5時   打合せ終了
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報告事項:
・視察にて現場の環境、課題を確認
・システムの応用について具体的な質疑応答
・導入時期の検討
備考:
・導入の方向でほぼ固まっているとのこと。
・現場の特殊な課題に対しての柔軟性につき、
 具体的な課題のサンプルを引き取って検討することになる。
・上記は、来年中旬ごろまでに返答。
・大嶋様より三嶋部長によろしくおつたえくださいとの
 伝言がありました。
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 営業部 山田 太郎
 内線    xxx
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出張の報告(4)

件名:仙台出張の報告
営業部 伊達部長

営業部の山田です。
標記の件について、下記のとおり報告いたします。
1.出張先	新川機械株式会社 新川工場(当社顧客)
2.日程		令和2年4月24日(木)
3.目的		(1)受注したシステム設計の進捗状況の報告
			(2)上記納期を・当初予定の9月10日から1ヶ月
			  遅らせていただくお願い
4.面談者	橋田社長、開発部部長有賀様
5.結果		(1)進捗状況にはこ満足いただけた。
			(2)納期の遅れに対しては、交換条件として、
			見積もり価格の7%の値引きの要求があった。
			10日以内の回答を約束した。
6.所感		値引き幅を縮められないか要検討。先方は予定
			どおりの設計を見込んで、すでに受注を
			開始しており、こちらも誠意を見せる必要がある。
7.添付資料	契約時の見積書、値引き決済依頼書
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 営業部 山田 太郎
 内線    xxx
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