ビジネスメールの書き方～文例（社内メール・社外メール・社交メール）,フレーズ～

ビジネスメールの書き方

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報告の文例 ～出張の報告～

報告のメールは、会社にとって必要な情報を、偽りなく正確に共有するためのものです。箇条書きや別記を活用し分かりやすく記述するようにしましょう。報告はビジネスの基本なので、すみやかに提出するようにします。

ポイント

  • 結論を先に報告し、状況報告や感想・意見などの負荷情報は後に伝える。
  • 緊急性,重要性,客観性に注意して伝えるべき情報を整理する。
  • 箇条書きをうまく使ってシンプルに書く。
  • 最終的に結論を出すのは上司だとしても、自分なりの考えや希望を判断材料として提示する
  • 目的をどの程度達成できたのか、達せられなかった場合はどの部分が問題なのかを明らかにする

報告の文例一覧

出張の報告(4)

出張の報告(1)

件名：高知営業所出張報告書

営業本部営業部
三嶋　高次部長

山田　太郎です。
出張の結果につき、下記のとおりご報告いたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
目的：四国地区　特別販促会議
期間：10月2日(月)～3日(火)
行動：
　　　11/2 午前11時～12時　　営業所長と面談
　　　　　 午後1時～午後6時　特別販促会議
      10/3 午前9時～10時　　 所長と現場調査
   　　 午前10時～12時　　改善会議 
   
感想：
　　　・所長以下、パート、アルバイトなどの現場スタッフの
　　　　やる気をひしひしと感じた
　　　・商品厚生は地元のニーズを捉えキメ細かくする必要が
　　　　あると思われる。

追伸：
高知営業所の武田所長が、
三嶋部長によろしくとおっしゃっていました。
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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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出張の報告(2)

件名：四国出張報告

営業本部営業部
近藤課長

お疲れ様です。山田です。昨日、四国出張より戻ってまいりました。
不在の間のご対応など、ありがとうございました。

出張報告書を添付しますので、詳細につきましては、そちらを
ご覧ください。
概略は以下の通りです。

日程：10月2日(月)～3日(火)
・四国地区営業所（香川、徳島、高知）の視察
・四国地区販売会議、レセプションへの出席
・愛媛営業所開設準備

特記事項としては、次の点があげられます。
・愛媛営業所開設準備の際に、愛媛支店長候補の面接を行いました。
・徳島県　副知事にお目にかかることができました。
報告は以上です。
なお、次回の四国地区販売会議に関連してご相談がありますので、改めて
お時間をいただけますか。

よろしくお願いいたします。

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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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出張の報告(3)

件名：福岡工場　出張の報告を送ります。

営業本部営業部
三嶋　高次部長

山田　太郎です。
今回出張の報告を送ります。

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出張先：〇〇社　福岡工場
出張者：営業課　吉田　開発課　真田
期間：10月4日(水)
行程：
　　午後2時　　　〇〇社福岡工場　大嶋様を訪問
　　午後2時30分　工場内視察
　　午後3時30分　打合せ
　　午後5時　　　打合せ終了
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報告事項：
・視察にて現場の環境、課題を確認
・システムの応用について具体的な質疑応答
・導入時期の検討
備考：
・導入の方向でほぼ固まっているとのこと。
・現場の特殊な課題に対しての柔軟性につき、
　具体的な課題のサンプルを引き取って検討することになる。
・上記は、来年中旬ごろまでに返答。
・大嶋様より三嶋部長によろしくおつたえくださいとの
　伝言がありました。
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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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出張の報告(4)

件名：仙台出張の報告
営業部　伊達部長

営業部の山田です。
標記の件について、下記のとおり報告いたします。
1.出張先	新川機械株式会社 新川工場(当社顧客)
2.日程		令和2年4月24日(木)
3.目的		(1)受注したシステム設計の進捗状況の報告
			(2)上記納期を・当初予定の9月10日から1ヶ月
			　 遅らせていただくお願い
4.面談者	橋田社長、開発部部長有賀様
5.結果		(1)進捗状況にはこ満足いただけた。
			(2)納期の遅れに対しては、交換条件として、
			見積もり価格の7%の値引きの要求があった。
			10日以内の回答を約束した。
6.所感		値引き幅を縮められないか要検討。先方は予定
			どおりの設計を見込んで、すでに受注を
			開始しており、こちらも誠意を見せる必要がある。
7.添付資料	契約時の見積書、値引き決済依頼書
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　営業部　山田　太郎
　内線    xxx
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