件名：個人情報の誤送信に関するお詫び
○○○○○各位

拝啓
平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、○○年○○月○○日○○：○○頃に発生した弊社が運営する
ウェブサイト「○○○○○」のシステム障害によって、一部の会員様の
メールアドレスが記載されたメールマガジンが送信される事態が起こりました。

このような事態を招きましたことを深く反省し、ここに謹んでお詫び申し上げます。

調査の結果、メールマガジンが送信された時間は、同日○○：○○～○○：○○の間で、
件数は、○○件です。なお、誤送信されたメールマガジンは、同日中に破棄のお願いをしております。

弊社では、今回の事態を真摯に受け止め、二度とこのような事態を起こさぬよう全力を挙げて
再発防止に取り組み、個人情報の保護に万全を尽くす所存でございます。
また、社内体制について緊急の再点検を実施し、再発防止のため下記の対策を実施いたします。

どうかご寛恕下さいますようお願い申し上げます。

取り急ぎ書中を以てお詫び申し上げます。

敬具

■再発防止に向けた今後の対策
（１）外部のコンサルティング会社の協力を仰ぎ、個人情報の取扱いにおける全部署の　
業務プロセスについて、計画、推進、監査、改善の状況のチェック等を行うための体制をさらに強化いたします。
（２）個人情報保護に関する社員教育を継続的に実施いたし、コンプライアンスに関する知識の向上を図ります。

以上

■この件に関するお問い合わせ先

○○○○○株式会社
○○○○○部
担当　○○○○○
電話　○○○○○
電子メール　○○○○○
メールにて恐縮ですが､
取り急ぎ品切れのお詫びを申し上げます。